จดทะเบียนบริษัทต้องเตรียมอะไรบ้าง เอกสารและขั้นตอนแบบครบ

ก่อนเตรียมเอกสาร ต้องตัดสินใจ 5 เรื่องนี้ก่อน

งานจดทะเบียนที่ล่าช้าส่วนใหญ่ไม่ได้ติดที่เอกสาร แต่ติดที่ยังตัดสินใจเรื่องพวกนี้ไม่จบ เคลียร์ให้ครบก่อนแล้วขั้นตอนที่เหลือจะเร็วมาก

1. ชื่อบริษัท

ต้องจองชื่อกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อน และชื่อต้องไม่ซ้ำหรือคล้ายกับนิติบุคคลที่มีอยู่แล้ว แนะนำให้เตรียมชื่อสำรองไว้อย่างน้อย 3 ชื่อ เพราะชื่อที่คิดว่าไม่มีใครใช้มักจะถูกใช้ไปแล้ว ชื่อที่จองได้จะมีอายุจำกัด ถ้าปล่อยไว้นานเกินไปต้องจองใหม่

2. ผู้ถือหุ้นและกรรมการ

บริษัทจำกัดตามกฎหมายปัจจุบันต้องมีผู้ถือหุ้นอย่างน้อย 2 คน ต้องตกลงกันให้ชัดว่าใครถือกี่หุ้น และใครเป็นกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม จุดที่มักถูกมองข้ามคือ "อำนาจกรรมการ" ว่าจะให้ลงนามคนเดียวได้ หรือต้องสองคนลงนามร่วมกัน เรื่องนี้ส่งผลกับการเปิดบัญชีธนาคารและการเซ็นสัญญาทุกฉบับหลังจากนั้น

3. ทุนจดทะเบียน

ตั้งเท่าไรก็ได้ตามความเหมาะสม แต่ควรคิดจากสองมุม มุมแรกคือความน่าเชื่อถือ คู่ค้าและธนาคารมักดูตัวเลขนี้ มุมที่สองคือความเป็นจริง เพราะทุนจดทะเบียนคือจำนวนที่ผู้ถือหุ้นผูกพันว่าจะชำระ ไม่ใช่ตัวเลขที่ตั้งเล่นๆ ได้

4. วัตถุประสงค์ของบริษัท

คือขอบเขตธุรกิจที่บริษัททำได้ ควรใส่ให้ครอบคลุมสิ่งที่ตั้งใจจะทำในอนาคตอันใกล้ด้วย เพราะการแก้ไขเพิ่มวัตถุประสงค์ทีหลังต้องจดทะเบียนแก้ไขและมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม

5. ที่ตั้งสำนักงาน

ต้องเป็นที่อยู่ที่ใช้จดทะเบียนได้จริง และต้องมีหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่จากเจ้าของ จุดนี้เป็นจุดที่คนติดมากที่สุด บ้านเช่าส่วนใหญ่เจ้าของไม่ยินยอม และคอนโดหลายแห่งข้อบังคับนิติบุคคลอาคารชุดห้ามใช้จดทะเบียนธุรกิจ ถ้าติดตรงนี้ ทางออกคือใช้บริการเช่าสถานที่สำหรับจดทะเบียน

เอกสารที่ต้องเตรียม

• สำเนาบัตรประชาชนของผู้ถือหุ้นและกรรมการทุกคน
• สำเนาทะเบียนบ้านของผู้ถือหุ้นและกรรมการทุกคน
• แผนที่ตั้งสำนักงาน
• หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ พร้อมสำเนาทะเบียนบ้านและบัตรประชาชนของเจ้าของสถานที่
• สำเนาสัญญาเช่า ถ้าเป็นสถานที่เช่า
• ตัวอย่างตราประทับบริษัท ถ้าต้องการจดตราไว้

ขั้นตอนโดยรวม

1. จองชื่อนิติบุคคล
2. จัดทำหนังสือบริคณห์สนธิและเอกสารจัดตั้ง
3. ผู้ถือหุ้นและกรรมการลงนามในเอกสาร
4. ยื่นจดทะเบียนจัดตั้งต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
5. รับหนังสือรับรองและเอกสารสำคัญของบริษัท

ถ้าเอกสารพร้อมและผู้ถือหุ้นเซ็นได้ครบ โดยทั่วไปกระบวนการนี้ใช้เวลาไม่กี่วันทำการ

สิ่งที่ต้องทำต่อทันทีหลังจดเสร็จ

จดทะเบียนเสร็จไม่ได้แปลว่าจบ ยังมีอีกสามเรื่องที่ควรทำทันที

• เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท เพื่อแยกเงินบริษัทออกจากเงินส่วนตัวตั้งแต่วันแรก การใช้บัญชีส่วนตัวปนกับบัญชีบริษัทคือต้นเหตุของงานบัญชีที่ยุ่งเหยิงที่สุด
• ขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี นิติบุคคลต้องมีผู้ทำบัญชีที่ขึ้นทะเบียนอย่างถูกต้อง
• ขึ้นทะเบียนประกันสังคม เมื่อเริ่มมีลูกจ้าง

ส่วนการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มนั้นเป็นหน้าที่เมื่อรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี แต่ธุรกิจจำนวนไม่น้อยเลือกจดตั้งแต่ต้นเพราะคู่ค้าต้องการใบกำกับภาษี

สรุป

เอกสารจดทะเบียนบริษัทไม่ได้เยอะอย่างที่กลัว ส่วนที่ใช้เวลาจริงคือการตัดสินใจเรื่องโครงสร้างผู้ถือหุ้น อำนาจกรรมการ และที่ตั้งสำนักงาน ถ้าสามเรื่องนี้ชัดตั้งแต่ต้น ที่เหลือเป็นงานเอกสารล้วนๆ